Papierloos beheer van binnenkomende faxen

Papierloos beheer van binnenkomende faxen

Als u elke dag veel faxen ontvangt, dan kost u dat heel wat werk, alleen al om die te ordenen, en dat heeft vaak gemiste zakelijke kansen tot gevolg. Dit kan direct worden opgelost door een papierloos systeem dat binnenkomende faxen omzet naar elektronische gegevens.

Functies
- Routeert en verspreidt inkomende faxen automatisch, of binnenkomende e-faxen via de vooraf gedefinieerde PC's of Server.
- Zorgt dat de fax snel bij de juiste persoon terechtkomt als de MFP een fax ontvangt, stuurt het verspreidingssysteem automatisch die fax via het netwerk naar de juiste gebruikers.
- U kunt zelfs binnenkomende faxen filteren met behulp van de TSI (ID-nummer geprogrammeerd in de gezonden fax) en/of sub-adresgegevens van een remote machine.

Bij Panasonic gebruiken we gewone taal om de zaken uit te leggen.
Als uw organisatie op zoek is naar oplossingen voor de onderstaande PROBLEMEN, dan is papierloos beheer iets voor u:

- Het is moeilijk om zoveel binnenkomende faxen te beheren.
- De medewerkers ontvangen niet direct de documenten die hun klanten en zakenrelaties naar hen faxen.
- Het is tijdrovend om de faxen te ordenen die zich in het bakje opstapelen.
- Documenten die eerder per fax werden ontvangen, kunnen niet direct worden teruggevonden.
- De ontvangen documenten kunnen kwijt zijn waardoor informatie bij onbevoegden terecht kan komen.

Oplossingen
- U kunt alle binnenkomende faxen opslaan op een server en de informatie delen.
- Op basis van de ID van de afzender kunnen de verzonden documenten automatisch worden gerouteerd naar een gespecificeerde map in Windows. De ontvangers kunnen per e-mail een melding krijgen dat er documenten zijn ontvangen. Zo is de kans dat de documenten niet worden gelezen, nog kleiner.
- Ontvangen faxen worden centraal beheerd op een server in elektronisch bestandsformaat (PDF of TIFF). Ze kunnen gemakkelijk worden bekeken via de browser op PC's die zijn verbonden met het netwerk.
- Met dit papierloze systeem kunnen belangrijke gefaxte documenten worden opgeslagen om verlies te voorkomen, en u spaart archiefruimte en tijd.
- Dankzij een papierloos systeem kunt u kosteneffectiever en efficiënter opereren, en zo de service naar uw klanten verbeteren.